Présentation du dispositif
Conçu pour vous simplifier la vie, l’Espace Pro offre un suivi en temps réel de vos commandes. Sa connexion directe à notre ERP garantit des données fiables, cohérentes et actualisées automatiquement, vous permettant de travailler en toute autonomie.
L’Espace Pro est un service gratuit, accessible à une ou plusieurs personnes au sein de votre organisation, sans aucune limite d’utilisateurs. Il est disponible en ligne à l’adresse : https://espace-pro.offset5.shop/.
Accessible 24h/24 via un lien sécurisé, l’Espace Pro constitue un véritable tableau de bord opérationnel, facilitant le pilotage de vos projets d’édition et de communication avec une visibilité totale sur chaque étape : réception des fichiers, validation des BAT, production, expédition et facturation.
Au-delà du suivi des commandes, cet espace nous permet également de mettre à votre disposition un ensemble de ressources documentaires conçues par nos équipes :
guides PAO, guide d’écoconception, fiches pratiques, gabarits, tutoriels techniques…
Ces contenus visent à vous aider à optimiser la préparation de vos fichiers, à sécuriser vos flux et à tirer le meilleur parti de nos solutions d’impression.
Conçu dans le strict respect des bonnes pratiques de sécurité informatique et conforme à la réglementation européenne en matière de protection des données personnelles, il s’appuie sur une connexion cryptée (HTTPS), des accès sécurisés et des mécanismes garantissant la confidentialité de vos informations.
Ce qu’en disent nos clients
Mis en place en 2023, l’Espace Pro fait partie des outils que nous faisons évoluer en continu afin d’améliorer la qualité de service et la transparence offerte à nos clients.
Dès son déploiement, nous avons privilégié une démarche centrée utilisateur : l’outil est enrichi progressivement, en tenant compte des retours formulés lors des échanges quotidiens, des besoins fonctionnels observés et des usages réels de nos donneurs d’ordre.
Afin d’objectiver ces retours et de prioriser les évolutions, nous avons récemment réalisé un sondage auprès d’un panel de 75 clients utilisateurs de l’Espace Pro. Ce questionnaire avait pour objectif d’évaluer la satisfaction générale, d’identifier les bénéfices perçus et de relever les améliorations les plus demandées. Les résultats confirment que l’Espace Pro constitue aujourd’hui un élément important dans la relation opérationnelle, notamment pour le suivi des commandes, l’autonomie qu’il procure et la visibilité qu’il offre sur le cycle de production.
Nous présentons ci-après les retours les plus fréquemment exprimés par les clients ayant participé au sondage.
“Rassurant” : Les clients apprécient de voir que leurs commandes sont bien enregistrées, que les statuts évoluent et que chaque étape est datée. Le processus n’est plus perçu comme une boîte noire : le suivi devient clair et fiable.
“Je suis autonome, c’est appréciable !” : L’Espace Pro permet de consulter l’avancement sans intermédiaire. Les différents services peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, ce qui fluidifie la coordination interne.
“Nous gagnons du temps” : L’accès 24/24 offre une réponse immédiate, sans e-mails ni appels. Cette disponibilité permanente améliore la réactivité et réduit les sollicitations répétitives.
“Les ressources documentaires, c’est un vrai plus” : Les guides, gabarits et fiches pratiques mis en ligne facilitent la préparation des fichiers et évitent des erreurs courantes. Les équipes y voient un accompagnement technique utile et accessible.
“Les autres ne proposent pas ce service” : Beaucoup soulignent que ce type d’outil n’existe pas chez la plupart des imprimeurs. Ils y voient un marqueur de modernité et un avantage concret dès le début de la collaboration.
“On peut anticiper facilement la réception” : Grâce aux mises à jour automatiques en temps réel, les clients préparent plus sereinement la réception des marchandises et organisent leurs équipes en fonction des dates actualisées.
Contenus disponibles dans l’Espace Pro
L’Espace Pro présente chaque commande sous une forme structurée, lisible et entièrement synchronisée avec notre ERP. Les informations sont actualisées automatiquement, sans intervention humaine, garantissant une parfaite cohérence avec l’état réel de la production.
Chaque dossier est représenté sous forme d’une ligne de temps évolutive, qui met en évidence à la fois les étapes déjà réalisées et les prochaines échéances à venir. Ce fonctionnement offre une vision claire du cheminement de la commande : ce qui a été fait, ce qui est en cours, et ce qui reste à accomplir. Cette lecture chronologique permet aux utilisateurs d’anticiper plus facilement leurs propres actions internes (préparation de diffusion, réception de marchandises, communication, coordination d’équipes…) et de suivre le projet avec une transparence totale.
1. Données de base
Chaque commande affiche en premier lieu les informations essentielles permettant d’identifier rapidement le dossier. Ces données constituent le socle du suivi et facilitent la consultation ou la recherche ultérieure de dossiers :
- Numéro de devis
- Numéro de commande
- Quantité commandée
2. Statuts / État d’avancement
L’avancement de chaque commande est présenté sous forme de ligne du temps évolutive, synchronisée automatiquement avec notre ERP. Chaque statut se met à jour en temps réel et évolue naturellement au fil du processus de production.
3. Fonctionnalités d’accès et de navigation
L’Espace Pro intègre plusieurs outils facilitant l’usage quotidien, même lorsqu’un grand nombre de commandes sont en cours. Ces fonctionnalités permettent à vos équipes de retrouver rapidement les informations nécessaires, d’organiser leur travail et de suivre leurs projets en toute autonomie.
Elles offrent également la possibilité de consulter l’historique complet des commandes passées, ce qui s’avère particulièrement utile pour comparer des productions d’une année sur l’autre, retrouver un dossier récurrent ou vérifier les caractéristiques techniques d’un projet antérieur.
- Recherche par mot-clé, numéro de commande ou numéro de devis
- Filtres par statut (en cours, expédié, clôturé…)
- Tri pour organiser les commandes selon vos priorités (date, titre, avancement…)
Un espace documentaire complet pour vos équipes
L’Espace Pro intègre également un espace documentaire structuré, conçu pour soutenir vos équipes dans la préparation des fichiers, la maîtrise des aspects techniques et l’adoption de bonnes pratiques environnementales. Cette base est régulièrement mise à jour et propose, entre autres :
Guides PAO / Prépresse : Des documents dédiés à la préparation des fichiers, permettant de sécuriser la conformité des PDF, de limiter les erreurs et de fluidifier les échanges avec nos équipes techniques.
Guides pratiques dédiés à la colorimétrie : Des ressources facilitant la compréhension et l’application des bonnes pratiques colorimétriques : profils, calibrations essentielles, recommandations visant à garantir une restitution fidèle et cohérente des couleurs.
Guides de sensibilisation à l’éco-conception et à l’éco responsabilité : Des supports pédagogiques destinés à accompagner les équipes dans une démarche responsable : conception raisonnée, choix de matières, bonnes pratiques visant à réduire l’impact environnemental de leurs projets.
Évolutivité et sécurité
Conçu et développé en interne, l’Espace Pro est un outil vivant, dont les évolutions sont guidées par les usages réels et les retours de nos clients. Nous travaillons en proximité avec un groupe de clients “pilotes”, issus de secteurs variés, qui testent les nouvelles fonctionnalités en avant-première et nous aident à orienter les priorités d’amélioration. Cette démarche collaborative nous permet de faire évoluer l’outil de manière pragmatique, utile, et parfaitement alignée avec les besoins opérationnels des donneurs d’ordre.
Sur le plan de la sécurité informatique, l’Espace Pro repose sur une architecture conforme aux exigences européennes : connexion chiffrée (HTTPS/SSL-TLS), hébergement sécurisé, données synchronisées automatiquement avec notre ERP et journalisation systématique des échanges. Aucun traitement manuel n’est réalisé, ce qui garantit à la fois l’intégrité et la confidentialité des informations.
Notre feuille de route d’évolution est régulièrement enrichie, portée à la fois par les retours de nos clients pilotes et par les idées issues de nos équipes internes. Parmi les développements déjà identifiés figurent, entre autres :
- téléchargement direct de de la déclaration CITEO,
- réédition ou génération de devis en ligne, à partir d’une commande existante,
- passage de commande en ligne pour les récurrences ou les réapprovisionnements,
- intégration renforcée avec nos outils prépresse
- tableaux de bords consolidés, indicateurs personnalisés ou historiques annuels,
- exports et interconnexion vers les outils de nos clients.
Cette approche itérative fait de l’Espace Pro un véritable produit en amélioration continue, construit avec et pour nos clients, et capable de s’adapter rapidement aux nouveaux besoins, aux enjeux de transparence et aux standards de la chaîne graphique.
