L’Imprimerie Offset 5 Édition accompagne des projets de communication souvent stratégiques : lancements de produits, campagnes nationales, supports commerciaux, documents réglementaires… Dans ce contexte, l’information ne doit jamais devenir un point de friction.
C’est pour cette raison que nous avons conçu un dispositif structuré de notifications automatiques par email, qui jalonne l’ensemble du cycle de vie d’une commande : de l’accusé de réception jusqu’à la mesure de la satisfaction, en passant par le suivi du B.A.T. et la validation des informations logistiques.
L’objectif n’est pas seulement de vous « tenir informé », mais d’offrir un cadre de travail sécurisé et prévisible : savoir où en est votre dossier, ce que l’on attend de vous à chaque étape, quelles sont les prochaines échéances et qui contacter en cas de besoin. Ce système prolonge notre rôle de partenaire industriel en prenant en charge une partie de la coordination opérationnelle, pour que vos équipes puissent se concentrer sur l’essentiel : le message, le contenu, la diffusion.
Interfacé directement avec notre ERP et nos outils de suivi (Espace Pro, portails de B.A.T. en ligne), chaque notification correspond à un moment clé du parcours client : sécuriser un jalon, lever un doute, anticiper un risque de décalage ou préparer une étape logistique. Ce dispositif s’inscrit pleinement dans nos solutions digitales.
7 notifications pour maîtriser vos projets
Le dispositif repose sur sept types de notifications complémentaires :
- Accusé de réception de commande – sécuriser le point de départ.
- Email “planning & outils” – mettre tout le monde sur de bons rails.
- Relance J-2 avant B.A.T. – protéger le planning avant qu’il ne dérive.
- Relances J+2, J+7 et J+15 – éviter qu’un dossier s’enlise.
- Email post-B.A.T. – verrouiller la logistique avant impression.
- Email de départ au destinataire final – éviter les livraisons « surprise ».
- Questionnaire de satisfaction J+7 – boucler la boucle et progresser.
Toutes les notifications envoyées par l’Imprimerie Offset 5 Édition reprennent naturellement les éléments indispensables à l’identification du dossier (numéro de commande, intitulé, destinataire, etc.). L’essentiel se joue cependant ailleurs : dans le moment précis où chaque message intervient dans la vie du projet et dans le rôle qu’il joue pour la tenue du planning, la qualité finale et la sérénité des équipes.
Détail des notifications automatiques
Accusé de réception de commande – sécuriser le point de départ
L’email d’accusé de réception vous confirme que votre commande est bien enregistrée dans notre système. Il est accompagné d’un document récapitulatif reprenant le cahier des charges : références, quantités, options, contraintes, dates clés.
C’est un moment privilégié pour vérifier, à tête reposée, que toutes ces informations correspondent bien à vos attentes. Vous avez ainsi la garantie que le projet démarre sur une base partagée, claire et définitive.
Email “planning & outils” – mettre le projet sur de bons rails
Cet email rassemble, en un seul message, les deux éléments essentiels pour démarrer sereinement : le planning et les outils.
- Côté planning : rappel de la date prévisionnelle de B.A.T. et de la date de livraison souhaitée, pour vous permettre d’organiser vos jalons internes.
- Côté outils : lien vers l’Espace Pro pour suivre l’avancement du dossier, ainsi qu’un ensemble de documents pratiques à transmettre à votre graphiste (guides PAO/prépresse, modalités d’envoi des fichiers, informations sur les épreuves colorimétriques).
Vous disposez ainsi, dès le départ, d’un cadre de travail structuré qui aligne vos équipes internes, vos partenaires (agence, studio, service juridique…) et les équipes de l’Imprimerie Offset 5 Édition.
Relance J-2 avant B.A.T. – protéger le planning avant qu’il ne dérive
La relance envoyée deux jours avant la date prévisionnelle de B.A.T. a pour vocation de prévenir plutôt que guérir. Elle vous rappelle qu’une étape clé approche et vous invite à vérifier que tout ce qui en dépend (fichiers finaux, arbitrages internes, validations métiers) est bien sur les rails.
Ce message permet souvent d’éviter le « coup de frein » de dernière minute : il vous donne une petite marge pour vous organiser, alerter vos équipes ou, si besoin, contacter votre interlocuteur commercial pour ajuster le planning. L’idée n’est pas de mettre la pression, mais de protéger le calendrier avant qu’il ne dérive réellement.
Relances J+2, J+7 et J+15 – éviter qu’un dossier s’enlise
Lorsque le B.A.T. n’a pas été validé à la date prévue, les relances J+2, J+7 et J+15 ont pour rôle d’éviter qu’un dossier ne s’enlise silencieusement. Elles permettent de prendre conscience que le projet est en stand-by et que ce retard n’est pas neutre pour la date de livraison.
Ces messages offrent un cadre objectif à la discussion : le dossier est identifié, le décalage par rapport à la date initiale est explicite, les conséquences possibles sur le planning sont rappelées. Vous êtes invité soit à transmettre rapidement les éléments, soit à échanger avec le commercial pour re-définir ensemble les priorités.
Cela apporte une visibilité assumée sur les jalons qui prennent du retard et permet de décider en connaissance de cause s’il convient d’accélérer, de décaler une opération ou d’arbitrer d’autres urgences.
Email post-B.A.T. – verrouiller la logistique avant impression
Une fois le B.A.T. validé – que ce soit via un portail de B.A.T. en ligne de type Kodak InSite Prepress Portal ou via d’autres outils – le projet entre dans une phase où la logistique devient centrale.
L’email envoyé à ce moment-là a pour raison d’être de verrouiller tous les paramètres de livraison avant que les machines ne soient lancées. Il s’agit d’une synthèse :
- nombre de points de livraison ;
- répartitions par site ;
- adresses exactes ;
- contacts sur place ;
- consignes spécifiques de réception ou de stockage.
L’objectif est que vous puissiez, en quelques minutes, confirmer que les documents partiront bien au bon endroit, en bonnes quantités, avec les bons interlocuteurs sur place. Cette étape évite la plupart des incidents classiques : palettes envoyées à une ancienne adresse, quantités inversées entre deux sites, absence de contact joignable à la réception. C’est, en quelque sorte, le dernier garde-fou avant la production et l’expédition.
Email de départ – marquer le passage en phase transport
Le message envoyé le jour du départ de la marchandise matérialise un changement de phase : le dossier quitte l’univers de la production pour entrer dans celui du transport et de la réception. Vous savez précisément :
- quand la commande a quitté l’imprimerie ;
- via quel transporteur elle voyage ;
- dans quelles quantités ;
- et vers quels destinataires.
Ce signal vous permet de reprendre la main sur la suite de la chaîne : prévenir vos équipes logistiques ou magasins, organiser la mise en stock, caler une opération de diffusion, informer un réseau de points de vente… Plutôt que de découvrir l’expédition a posteriori, vous pouvez anticiper et mobiliser vos ressources au bon moment.
Email de départ au destinataire final – éviter les livraisons “surprise”
Lorsque le destinataire final n’est pas le donneur d’ordre (plateforme logistique, agence, site local, partenaire…), un email spécifique lui est adressé le jour du départ. La raison est simple : éviter l’effet “palette surprise” qui arrive sans que personne ne soit prévenu.
Ce message prévient les équipes sur site qu’une livraison va arriver, leur indique de quoi il s’agit et dans quel cadre (pour quel client, pour quel type de campagne ou de support). Elles peuvent ainsi organiser la réception, prévoir l’espace de stockage et, le cas échéant, planifier la redistribution interne.
On renforce ainsi la cohérence entre vous et vos destinataires : chacun reçoit l’information utile, au moment où il en a besoin.
Questionnaire de satisfaction J+7 – boucler la boucle et progresser
Enfin, le questionnaire envoyé quelques jours après la livraison a une fonction très différente des autres notifications : il ne sert pas à faire avancer le dossier, mais à apprendre de ce qui s’est passé.
Il vous donne l’occasion d’exprimer, à chaud, votre niveau de satisfaction sur la commande livrée et, si vous le souhaitez, de détailler ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré.
Pour l’Imprimerie Offset 5 Édition, ces retours ne sont pas symboliques : ils permettent de mesurer la qualité perçue, de repérer rapidement d’éventuels irritants (délais, communication, logistique, qualité d’impression…) et d’alimenter une démarche d’amélioration continue. Autrement dit, chaque projet devient une occasion d’ajuster un peu plus notre façon de travailler pour les suivants.
Personnalisation, traçabilité et conformité
L’ensemble de ces notifications :
- est personnalisé à partir des informations de la commande (raison sociale, nom du contact, adresses, références, dates, quantités) ;
- fait l’objet d’une traçabilité dans nos systèmes (envois, relances, contenus) pour conserver un historique clair des échanges automatisés ;
- s’inscrit dans une démarche conforme au RGPD : seules les informations nécessaires à l’exécution de la prestation et au suivi de la relation client sont utilisées. Les destinataires peuvent demander à mettre à jour leurs coordonnées ou les règles d’envoi (par exemple, modifier les adresses ciblées pour les notifications logistiques).
Bénéfices pour vos équipes
Pour nos clients, ce dispositif de notifications automatisées change concrètement la manière de piloter un projet imprimé. Plutôt que de « subir » la production en se demandant où en est la commande ou s’il faut relancer, vous disposez d’une vision claire et continue de l’avancement de vos dossiers.
À chaque étape importante, un message vous signale ce qui vient de se passer, ce qui est attendu de vous et, le cas échéant, les conséquences d’un retard de validation.
Les jalons sensibles – validation du B.A.T., confirmation des adresses et des quantités de livraison, départ de la marchandise – sont ainsi sécurisés. Les risques d’erreurs (fichiers manquants, adresses incomplètes, mauvaises quantités sur un point de livraison, incompréhensions calendaires) sont réduits, parce que l’information circule au bon moment, vers les bonnes personnes.
Vos équipes gagnent du temps en limitant les relances manuelles et les demandes d’information informelles, et peuvent se recentrer sur la coordination interne et les enjeux de contenu. Le questionnaire de satisfaction, enfin, permet de boucler la boucle : il donne la parole à vos équipes pour évaluer la qualité de la prestation, remonter les points d’attention et contribuer à l’amélioration continue de nos services. Ces retours sont analysés, partagés en interne et intégrés dans nos plans d’action afin de rendre le dispositif toujours plus fluide, pertinent et utile au fil des collaborations.
Personnalisation du dispositif et destinataires complémentaires
L’Imprimerie Offset 5 Édition peut, selon vos besoins, adapter ce dispositif à votre organisation :
- fréquence des rappels ;
- périmètre des notifications ;
- tonalité des messages ;
- moments d’envoi.
L’ambition reste la même : faire de ces notifications un véritable outil de pilotage et de sérénité, au service de vos projets de communication et d’édition, plutôt qu’un simple flux d’emails techniques.
Par ailleurs, pour chacune des notifications décrites, il est possible de définir des destinataires complémentaires au-delà du seul donneur d’ordre : graphiste en charge du dossier, service achats, service logistique, service communication, voire un contact dédié pour la réception des marchandises.
Sur simple demande par email auprès de votre interlocuteur habituel, ces contacts peuvent être ajoutés aux scénarios d’envoi correspondants, de sorte que chaque service reçoive directement les informations nécessaires à la bonne exécution de sa mission.
Dispositif de notification en bref
Le dispositif de notification est un fil rouge qui accompagne vos projets depuis la commande jusqu’au retour d’expérience. Il vous permet de savoir où vous en êtes, de réduire l’incertitude, de sécuriser vos propres engagements (lancements, salons, opérations commerciales) et de limiter les mauvaises surprises en chemin.
Pour l’Imprimerie Offset 5 Édition, c’est une manière très concrète de tenir notre promesse de partenaire de vos projets de communication et d’édition : être présent aux bons moments, avec la bonne information, pour que la chaîne graphique reste fluide et que vos documents arrivent à l’heure, au bon endroit, dans les bonnes mains.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce dispositif ou l’adapter à votre organisation, vous pouvez nous contacter via : https://www.offset5.com/contact/.
